Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Содержание

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК.

Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение.

Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

  1. Книга должна иметь формат А-4.
  2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
  3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
  4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

  • Журнал должен быть подписан лично руководителем.
  • Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
  • Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

  1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
  2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
  3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
  4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса  этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

  • Прошивают слева на полях журнала.
  • Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
  • Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
  • Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
  • Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
  • Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

  1. Крепко затянуть нити.
  2. Завернуть на край обложки.
  3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

  • Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
  • Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
  • Получить подпись руководителя на нем.
  • Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
  • Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента  –  перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

  • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
  • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
  • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Читайте также  Трудовой договор электрогазосварщика с вредными условиями труда

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

  1. Идентификационный номер.
  2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
  3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях.

Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты.

Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

  • Сургуч и оттиск.
  • Номерная пломба пленочного типа.
  • Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

Порядок:

  1. Растопить сургуч.
  2. Вылить его на место постановки пломбы.
  3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
  4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити.

Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может.

Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер.

Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов.

Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

  1. Данные о руководителе.
  2. Реквизиты компании.
  3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец) Ссылка на основную публикацию

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/kak-oplombirovat-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-obrazec.html

Пломб для опломбирования журналов учета трудовых книжек

Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Государственная инспекция труда (ГИТ) в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении.

Судебная практика. Суд, рассматривая дело

Опечатывание журналов трудовых книжек

Как правило, опечатывают при необходимости сейф, где хранятся трудовые книжки.

Можно защитить пломбами сам сейф и особый журнал учета официальных персональных документов с записями о трудоустройстве.

  1. Наличие заверяющей подписи руководителя предприятия (компании).
  2. Сквозное шнурование.
  3. Сургучная печать или пломба.
  4. Постраничная нумерация.

В пункте 41-ом официальных Правил хранения и ведения трудовых книжек описано, как опечатать журнал учета.

  • . Следует прошить прочной нитью все пронумерованные листы книги и вывести свободные концы нити за последнюю страницу (снизу). Затем связать нить узлом и закрепить его сургучной печатью.

Нанесение печати из сургуча позволено законом, но неудобно практически.

Печать должна расположиться у самого корешка, скрепляя концы прошивочной нити. Листы журнала от наличия постороннего выпуклого предмета коробятся и заполнение книги становится затруднительным.

Какую надпись необходимо сделать при опломбировании книг учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним?

Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Это пломбы-наклейки одноразового применения, которые обычно используются в конфиденциальном делопроизводстве и при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто», фиксирующая факт несанкционированного доступа.

Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства. При опломбировании

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек: фото

Следом при необходимости сургуч растапливают и выполняют сам реквизит — печать.

Следует иметь в виду, что подобная печать не слишком удобна при использовании.

Так как она рельефная, листы над этой печатью будут приподняты, тем самым поверхность страницы в этом месте будет неровной. Если же этот элемент полностью рассыплется, то таких санкций не избежать,

Другой распространенный способ опломбирования — с использованием полоски бумаги.

Возможно ли книгу учета движения трудовых книжек опломбировать пленочной пломбой?

Так как Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, которой необходимо опломбировать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 (ГОСТ 31282-2004.

Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация (введен в действие Приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст)). В свою очередь, указанный выше ГОСТ содержит такой вид пломбы как «Пленочные пломбы».

Таким образом, можно сделать вывод, что вы можете использовать в целях пломбирования книги учета движения трудовых книжек, пленочные пломбы.

При этом, трудовое законодательство не устанавливает каких-либо требований к тому, какая информация должна содержаться на пломбе.

Следовательно, на пломбе могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати организации, так как в нормативно-правовых

Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. В пункте 3.

2 действующего ГОСТ 31282-2004 установлено, что пломбирование — процесс установки на штатном запирающем механизме защищаемого объекта пломбировочного устройства, обеспечивающего индикацию несанкционированного доступа и сдерживание от проникновения, проведение учета и контроля состояния.

Этим же документом установлено, что пломбировочные устройства (ПУ) — персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда.

Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто. Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

    Книга должна иметь формат А-4. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: Журнал должен быть подписан лично руководителем. Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.

Книга должна быть прошита и опломбирована.

Где взять сургучную печать и пломбу для книги учета трудовых книжек

Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации опломбирована пломбой-наклейкой СКР® и скреплена печатью.

Казалось бы, книга прошита, пронумерована, даже печать стоит. И все равно… штрафуют. Конструкция и размеры», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные.

Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы.

Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.

В организации нет сургучной печати. Как правильно опломбировать книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ней

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения. Инструкция по опломбированию книги учета При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста: 1.

Нужно приобрести пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.

2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.

Источник: http://advokatssr.ru/plomb-dlja-oplombirovanija-zhurnalov-ucheta-trudovyh-knizhek-12148/

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей? 2019

Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации.

Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком.

Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

Читайте также  Трудовой Кодекс РФ замещение временно отсутствующего работника

В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:

  • трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации)>
  • трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации>
  • вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Требования к ведению книги учета трудовых книжек

Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.

  1. Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
  2. Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
  3. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
  5. Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Прошивка книги учета трудовых книжек

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения.

Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек.

В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.

  1. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
  2. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
  3. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
  4. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.

После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:

  • размер листка – 4×>5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки)>
  • на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги)>
  • указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

Ведение учета трудовых книжек

Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:

  • правила оформления ведения трудовых книжек>
  • бланк книги учета>
  • Трудовой кодекс России>
  • документы предприятия>
  • бланки трудовых книжек>
  • печать (штамп) предприятия>
  • трудовые книжки работников.

Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

Заполнение титульного листа

Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы.

Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе.

Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

https://www.youtube.com/watch?v=HlDWYx9-6_c

Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Этот вопрос пользователи часто задают на просторах интернета. Подробнее о том, как это сделать правильно, вы узнаете из данной статьи.

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения

Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина.

Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета.

В указанный журнал надлежит вносить информацию:

  • о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
  • оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

Оформление указанного журнала должно соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям, таким как:

  • наличие твердого переплета (иными словами, недопустимо оформление этого документа в обычной тетради);
  • обязательная нумерация всех страниц;
  • наличие прошивки с указанием количества листов, подписью руководителя;
  • обязательное скрепление журнала либо пломбой, либо сургучной печатью.

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена унифицированная форма этой книги.

Источник: https://5897987.ru/drugoe/kak-proshit-knigu-ucheta-dvizhenija-trudovyh-knizhek-i-vkladyshej.html

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек: фото

Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек — это документ, ведение которого на предприятии является обязательным и подчиняется целому руду правил.

Одно из них — наличие внутри данной книги пломбы, которая удостоверяет, что с момента последнего доступа к нему лица, имеющего соответствующие полномочия, отсутствовало событие несанкционированного доступа (для ознакомления либо внесения правок).

Ведение учета трудовых книжек относится к безусловным обязанностям всех работодателей. Осуществление данной функции предполагает, что организация оформляет журнал учета трудовых книжек. В свою очередь последний документ необходимо пломбировать.

Пломба имеет две основные функции. Она предотвращает получение доступа к информации, в данном случае к сведениям о трудовых книжках персонала, содержащихся в соответствующем журнале учета.

Также она гарантированно позволяет определить, что подобный недозволенный доступ к этим данным имел место, и что лицо, которому не разрешается с ними знакомиться, изучало их.

Таким образом, благодаря пломбе невозможна ситуация, когда данные журнала учета оказываются доступны тем, кто не имеет на это права, а отвечающие за их сохранность лица остаются в неведении.

В настоящее время существуют весьма многочисленные виды пломб, которые могут использоваться в журнале учета трудовых книжек.

Порядок опломбирования

Контрольная пломба представляет собой элемент, который обеспечивает защиту от доступа к этому документу лиц, которые не имеют соответствующего разрешения.

Существует целый ряд разновидностей данной процедуры, одной из распространенных является использование сургучной печати.

Оно, строго говоря, не относится к опломбированию, а представляет собой альтернативу данному действию, поскольку в законодательстве предусмотрено именно требование либо опломбировать журнал учета трудовых книжек, либо скрепить данный документ сургучной печатью.

Читайте также  Отпуск с двумя несовершеннолетними детьми Трудовой Кодекс

Если ответственное лицо на предприятии выбирает именно второй вариант, то ему необходимо изготовить металлическую печать, в стандартном случае ее выполняют из латуни, в том числе заказав ее у специалиста.

Далее требуется приобрести сам материал (сургуч), который доступен в канцелярских магазинах, также эту основу можно найти на почте. Следом при необходимости сургуч растапливают и выполняют сам реквизит — печать.

Следует иметь в виду, что подобная печать не слишком удобна при использовании. Так как она рельефная, листы над этой печатью будут приподняты, тем самым поверхность страницы в этом месте будет неровной.

В дополнение сам данный материал сравнительно ломкий, и эта его характеристика усугубляется со временем.

В результате пломба через определенный период после ее исполнения может оказаться частично поврежденной, если от нее открошится определенная ее часть.

Этого будет достаточно, чтобы сотрудник проверяющего ведомства мог счесть, что печать повреждена и присудить предприятию штраф. Если же этот элемент полностью рассыплется, то таких санкций не избежать,

Другой распространенный способ опломбирования — с использованием полоски бумаги.

В этом случае ответственный сотрудник производит нумерацию страниц журнала учета, после чего они сшиваются с использованием плотных ниток, концы которых вытаскиваются на последнюю страницу книги.

Далее их крепят с использованием клея к этой последней странице, накладывая на нитки упомянутую полоску бумаги, однако не на их кончики, а таким образом, чтобы эти кончики оставались незакрепленными.

После этого на этой полоске, которая таким образом становится пломбой, руководителем от имени предприятия указывается, какое количество страниц внутри этого журнала получило номер и было прошито. Также он приводит свои инициалы и фамилию, указывает должность и ставит подпись.

Кроме того, на эту страницу ставится печать. Это выполняют с таким расчетом, чтобы она частично располагалась на данной полоске бумаги, а именно в том ее месте, где стоит подпись ответственного сотрудника. А частично попала на свободные концы ниток, крепящих пломбу.

Стоит отметить, что, хотя на практике опломбирование с помощью полоски бумаги встречается достаточно часто, формально оно считается недопустимым.

Наконец, более эффективным способом защиты данных о трудовых книжкам и контроля попыток несанкционированного доступа к такой информации являются пленочные контрольные пломбы. Основой для них может служить как однослойный, так и многослойный материал, в любом случае на одной из его сторон должна быть клейкая поверхность.

Этой поверхностью он крепится концы ниток, выведенных на последнюю страницу, к соответствующей странице таким же образом, как полоска бумаги, как это было описано выше.  Различие состоит в том, что как материал данной пленочной пломбы, так и ее поверхность содержат знаки и надписи идентификационного назначения.

В частности она имеет собственный уникальный номер, который контрольная пломба получает в процессе изготовления (эти реквизиты выпускаются промышленным способом).

Дополнительно на задней странице последнего листа ставится заверительная надпись, в которой указывается уникальный номер контрольной пломбы.

Наряду с ним также приводятся данные о количестве листов, которые были пронумерованы и прошиты, а также опломбированы данным образом. Также эта надпись включает фамилию и подпись руководителя.

На данной пленочной пломба при ее повреждении лицом, осуществляющим несанкционированное ознакомление с журналом учета ТК, появляется слово «вскрыто».

Стереть его невозможно, поэтому в ходе очередной проверки лица, ответственные за ведение журнала, узнают, что данный факт имел место. Это существенное достоинство такой пломбы по сравнению с предыдущими, наряду с ним она обладает тем плюсом, что она абсолютно плоская.

По этой причине писать текст на странице в месте, располагающемся поверх данного элемента, будет удобно из-за отсутствия неровности.

Правила оформления журнала движения трудовых книжек

При оформлении журнала движения трудовых книжек необходимо соблюсти целый ряд правил.

Читайте так же:   Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Сама книга должна обладать твердой обложкой, которая не придет в негодность в течение как всего срока ее ведения (который истечет, лишь когда окажутся заполнены все листы бланка), так и периода, пока ее необходимо хранить. Установлено, что журнал движения ТК должен оставаться доступным до 75 лет.

Требуется пронумеровать этот документ. Существуют два варианта, а именно нумерация листов либо же нумерация страниц, в настоящее время они оба считаются допустимыми.

Основное значение имеет гарантия того, что количество этих элементов, листов (и соответственно страниц) останется неизменным, то есть в журнал в процессе его заполнения не будет добавлен ни один лист и ни один же не будет из него изъят.

Помимо этого книгу прошивают.

Также требуется выполнить заверительную надпись на задней обложке документа, правила ее оформления были изложены в предыдущем разделе. При этом право подписи на заверительной надписи имеет только первое лицо компании (или сам индивидуальный предприниматель в ИП).

Подобная прерогатива не дается ни заместителю руководителя, ни сотруднику, который ведет сам журнал движения ТК, ни лицу, которое руководитель на это уполномочил своим решением. Таким образом, подпись должна принадлежать гендиректору либо другому сотруднику, занимающему аналогичную должность.

Наконец, ключевое правило предусматривает обязательность опломбирования данного документа, ему и посвящена эта статья.

Кто отвечает за ведение отчетности

Лицо, ответственное за ведение журнала учета, назначается решением генерального директора. Это в большинстве случаев специалист по кадрам.

Если же организация небольшая, и отдел персонала в ней отсутствует, то данная функция может быть поручена главному бухгалтеру либо же ее может взять на себя сам руководитель.

В ИП данную функцию также выполняет непосредственно индивидуальный предприниматель.

По административному праву РФ ответственность за отсутствие на предприятии данного документа либо же его ведение ненадлежащим образом предусмотрена как для должностных лиц соответствующей компании, так и для самой этой организации как юридического лица.

На сотрудника может быть наложен штраф в диапазоне от 500 до 5 тысяч рублей. На предприятие аналогичная санкция накладывается в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Подробнее о порядке учета трудовых книжек смотрите ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/oplombirovka-zhurnala-ucheta.html

Какой пломбой заверить книгу учета трудовых книжек

Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Таким образом, можно сделать вывод, что вы можете использовать в целях пломбирования книги учета движения трудовых книжек, пленочные пломбы. При этом, трудовое законодательство не устанавливает каких-либо требований к тому, какая информация должна содержаться на пломбе.

Следовательно, на пломбе могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати организации, так как в нормативно-правовых актах четко не определено, что должно быть указано на печати (например, «Для книг учета» или «Книга учета»).

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ:Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Надо изготовить специальную металлическую (латунную) печать для сургуча. Согласитесь, все это достаточно трудоемко. Неудобство 3.

Нельзя не отметить и то, что сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно; более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается.

По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать — с постановлением Правительства РФ не поспоришь! И все же решение проблемы есть.


В Правилах написано, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть «скреплена сургучной печатью или опломбирована». Что же такое «пломба»? Согласно словарю С.И. Ожегова пломба — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Опечатывание избирательных бюллетений Выборы Президента России должны состояться 18 марта 2018 года. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, глава государства будет избран на шестилетний срок путём равного и прямого всеобщего тайного ания[2][3][4].

Предложение нацелено на эффективный контроль сохранности избирательной документации (бюллетений). 22.11.2015 Номерные пломбы-наклейки СКР2® Морозостойкие Новая уникальная разработка материала пломб-наклеек СКР2® морзостойкого исполненения.

Температура наклеивания до — 20 °С. Назначение: для уличного опечатывания объектов контроля доступа, которые невозможно опечатать стандартными опечатывающими устройствами в зимних условиях.

При вскрытии контрольная надпись проявляется на материале наклейки и частично переносится на опечатанную поверхность.